Narzędzia do skutecznego zarządzania zadaniam

W życiu realizuję się na wielu płaszczyznach zawodowych. Jednocześnie mam wiele zainteresowań, które wymagają ciągłej pracy i rozwoju. Jak ogarnąć to wszystko na raz? Od wielu lat stosuję to do listy. W tym artykule przedstawię przykłady zarządzania i narzędzia jakie można stosować.

Od kartki papieru do…

Wszystko zaczęło się od zwykłej kartki papieru w czasach liceum. Szybko jednak doszłam do wniosku, że jest to narzędzie mało funkcjonalne. Bo ile wykreślanie zrealizowanych zadań przynosi dużą satysfakcję, to te niezrealizowane trzeba przepisywać w momencie gdy lista staje się już nieczytelna. To mocno wkurza. Dlatego kolejnym krokiem były małe kolorowe karteczki. Często wykorzystywałam też tablicę korkową zawieszoną nad biurkiem. W zależności od potrzeb karteczki były „rozpisywane” tematycznie lub na dni.

Kolejny duży krok to kalendarz.

Praca z kalendarzem jest niezastąpiona pod względem rozplanowania konkretnych wydarzeń. Na jednym ze szkoleń z zarządzania czasem, dowiedziałam się, że osoby przedsiębiorcze powinny posiadać dwa kalendarze. Jeden do bieżących spraw. Drugi jako miejsce do notatek nad pomysłami. Osobiście nie korzystałam z tego sposobu, ale na sali znalazła się Pani, która potwierdziła tą metodę. Z pewnością jednak zależy to od branży w której się pracuje.

Z Kalendarza korzystam do dziś. Służy mi on głównie do notowania spotkań lub wyjazdów. Nie notuję w nim już konkretnych rzeczy do zrobienia. Kiedyś tak robiłam, jednak wprowadzało to bardzo duży bałagan i przekreślanie jeśli coś nagle zmieniło swoje miejsce. Jeśli już koniecznie potrzebuję coś dodatkowego wpisać do kalendarza np. listę rzeczy do zrealizowania w ciągu dnia. Korzystam wtedy z samoprzylepnych karteczek.

Wybór kalendarza

Przerobiłam już chyba większość formatów i układów kalendarzy zeszytowych. Najbardziej denerwujący? Gruby, w twardej oprawie z jednym dniem na stronie. Najbardziej polecany? Format zeszytu A5, miękka okładka i cały tydzień na dwóch sąsiadujących kartkach. Taki układ pozwala na ogląd całego tygodnia i lepsze rozplanowanie czasu. Taki jest właśnie mój ulubiony kalendarz.

Czas na aplikacje

Dużo zmieniło się w moim zarządzaniu zadaniami w momencie , gdy zaczęłam pracować w projekcie IT. Do zarządzania tasków stosowaliśmy Kanbanpad a później Trello. Poza pracą wprowadziłam je do zarządzania prywatnymi zadaniami. Zdecydowanie usprawniło to dostęp do zadań, zmienianie ich terminów czy samą edycję.

Poszukując dalej już bardziej dopasowanej do mnie aplikacji mobilnej do zarządzania zadaniami natrafiłam na Wunderlist. To co najbardziej mi pasowało w tej aplikacji to możliwość podzielenia tasków na dowolną liczbę kategorii, nadanie każdemu taskowi daty oraz ogólna łatwość zarządzania. To czego mi w niej brakuje to statystyka. Często potrzebuję motywacji, aby pracować jeszcze skuteczniej. Czasami poprostu potrzebuję wiedzieć ile już wykonałam z tego co zaplanowałam. Mimo wszystko w najbliższym czasie nie planuję zmieniać narzędzia na inne.

 

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *